Bồi dưỡng về soạn thảo văn bản & ra mắt cơ sở dữ liệu số

GNO - Sáng nay, 11-9, Hội nghị sinh hoạt hành chánh Giáo hội năm 2018 tiếp tục diễn ra tại Văn phòng Ban Thường trực HĐTS - thiền viện Quảng Đức, Q.3, TP.HCM.

>>> Khai mạc Hội nghị sinh hoạt hành chánh Giáo hội năm 2018

Chứng minh hội nghị có HT.Thích Thiện Nhơn, Chủ tịch HĐTS GHPGVN, cùng chư tôn đức Phó Chủ tịch HĐTS; Ông Lê Hoàng Vân, Phó Trưởng ban Tôn giáo TP.HCM, đại biểu 34 BTS Phật giáo tỉnh thành phía Nam tham dự.

Chư tôn đức chứng minh

"Tính đặc thù" trong văn bản hành chánh Giáo hội

HT.Thích Huệ Thông, Phó Tổng Thư ký HĐTS kiêm Chánh Văn phòng II TƯGH đã hướng dẫn về công tác hành chánh Giáo hội. Theo đó, một số nguyên tắc về soạn thảo văn bản hành chánh Giáo hội, cấu trúc văn bản hành chánh, thể thức văn bản, phân biệt văn bản có tên gọi (thông bạch, thông điệp, thông báo...) và văn bản không có tên gọi, cách thể hiện văn phong văn bản hành chánh Giáo hội, về cơ bản, khi soạn thảo văn bản hành chánh Giáo hội phải dựa trên cơ sở Hiến chương… được Hòa thượng chia sẻ chi tiết.

Thực tế, các đơn vị Phật giáo địa phương khi ban hành văn bản hành chánh vẫn còn nhiều vướng mắc, có những văn bản, quy định, quy chế của địa phương đi ngược với Hiến chương… cũng được lưu ý tại hội nghị.

HT.Thích Huệ Thông trình bày văn bản hành chánh Giáo hội

Đại biểu 34 BTS Phật giáo tỉnh, thành phía Nam

Chuyên đề: Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chánh do Tiến sĩ Đỗ Văn Học, Trưởng bộ môn Lưu trữ học - Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn TP.HCM thu hút sự quan tâm của chư tôn đức tại hội nghị.

Các khái niệm cơ bản về văn bản hành chánh, văn bản quản lý nhà nước, qui phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường, tính khuôn mẫu trong văn bản hành chánh, thể thức văn bản và kỹ thuật văn bản, 32 loại văn bản hành chánh theo quy định... được phân tích tại hội nghị.

Đại biểu

TS.Đỗ Văn Học

Từ những văn bản hành chánh Giáo hội đang lưu trên một số website của Phật giáo, TS.Học cũng phân tích về thể thức và kỹ thuật định lề, vị trí trình bày, cỡ chữ, kiểu chữ, tiêu đề, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, cỡ chữ cho nội dung, vị trí tên họ chữ ký của người có thẩm… theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành.

Một số lưu ý đối với công văn, có trích yếu nội dung, không tên văn bản, thêm kính gửi, tên các cơ quan nơi nhận, lưu… Văn bản hành chánh phải dùng tiếng Việt phổ thông đơn nghĩa, chính xác, diễn đạt dễ hiểu, không viết tắt (nếu có viết tắt thì từ đó phải thông dụng, lặp lại, mở ngoặc để giải thích thêm)…

TS.Đỗ Văn Học cho rằng, văn bản hành chánh Giáo hội nhìn chung gần với văn bản hành chánh nhà nước do có chút khác biệt mang tính đặc thù. Theo TS.Học, Giáo hội các cấp nên tham khảo văn bản hành chánh nhà nước để ứng dụng cho văn bản hành chánh Giáo hội, để có sự thống nhất trong văn bản liên hệ giữa Giáo hội các cấp với các tổ chức, đơn vị sự nghiệp nhà nước.

HT.Thích Gia Quang chia sẻ về công tác thông tin truyền thông

Đại biểu Tăng Ni

Về công tác thông tin truyền thông, HT.Thích Gia Quang, Phó Chủ tịch HĐTS, Trưởng ban Thông tin - Truyền (TT-TT) T.Ư chia sẻ về công tác, nhiệm vụ của Ban Thông - Tin Truyền thông T.Ư nhằm bắt nhịp được cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Theo Hòa thượng, để công tác TT-TT Phật giáo đạt hiệu quả có 7 việc cần làm: Bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng, chuyên môn cho người làm công tác TT-TT; Người làm công tác truyền thông cần nâng cao hình ảnh GHPGVN; Dùng công nghệ làm phương tiện để truyền thông chính xác, trung thành với giáo lý của Đức Phật, công tâm đối với Giáo hội, Tăng Ni, Phật tử; Phân công đúng người đúng việc, tôn trọng nội quy tổ chức Giáo hội, Nội quy Ban TT-TT, Thường xuyên nâng cao phẩm chất, đạo đức người làm công tác TT-TT; Mạnh dạn nhìn vào thực tế để công tác truyền thông tốt hơn; Cần có tinh thần cầu thị, học hỏi, lắng nghe; Triển khai phù hợp với giới luật, Giáo hội, Tăng Ni, Phật tử, tôn trọng pháp luật.

TT.Thích Đạo Phước đọc quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí

Dịp này, Ban TT-TT T.Ư thông qua quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí GHPGVN gồm 3 chương 16 điều được HĐTS GHPGVN thông qua ngày 17-7-2018. 

Ra mắt cơ sở dữ liệu số GHPGVN

Trong khuôn khổ Hội nghị sinh hoạt hành chánh Giáo hội năm 2018 diễn ra từ ngày 10 đến 12-9, chiều nay, TT.Thích Minh Nhẫn, UV HĐTS, Tổ trưởng Tổ Thông tin tuyên truyền thuộc Văn phòng II TƯGH đã giới thiệu, ra mắt về cơ sở dữ liệu số GHPGVN.

Tiện ích từ cơ sở dữ liệu số là lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số và cải thiện việc cung cấp thông tin, văn bản hành chánh của Giáo hội cho các Ban, Viện T.Ư, BTS GHPGVN các cấp và các cơ quan hữu quan.

TT.Thích Minh Nhẫn giới thiệu về cơ sở dữ liệu số GHPGVN 

Hội nghị chiều ngày 11-9

Hiện nay, các văn bản hành chánh Giáo hội, quyết định chuẩn y thành phần nhân sự 13 Ban, Viện T.Ư, quyết định chuẩn y thành phần nhân sự các tỉnh, thành phố khu vực phía Nam, quyết định chuẩn y nhân sự các tỉnh, thành phố phía Bắc; tài liệu Hội nghị sinh hoạt hành chánh Giáo hội năm 2018, toàn bộ văn kiện, tham luận Đại hội Phật giáo toàn quốc khóa VIII (2017-2022) được lưu trữ, số hóa.

Mỗi danh mục các văn bản hành chánh Giáo hội được thống kê có kèm mã code QR để dễ dàng truy cập. Tăng Ni, Phật tử muốn truy cập để tham khảo, in ấn các văn bản, tài liệu có thể truy cập vào ứng dụng Zalo, thực hiện các bước: vào Zalo, bấm vào dấu + , chọn quét mã QR, đặt mã QR vào khung, sẽ cho ra trang cần tìm. Hoặc có thể quét code QR trực tiếp từ camera của máy Iphone., ứng dụng Facebook và các ứng dụng quét mã khác trên Google Play và App Store.

Chư tôn đức chứng minh

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu số GHPGVN

Tham khảo tài liệu cách truy cập bằng mã code QR

Liên quan đến cơ sở dữ liệu số GHPGVN, TT.Thích Đức Thiện, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký HĐTS có công văn số 159/CV-HĐTS, ngày 8-8-2018 về việc tiến hành số hóa văn bản hành chánh Giáo hội gởi đến chư tôn đức lãnh đạo Văn phòng II TƯGH.

Theo đó, thực hiện chương trình hoạt động Phật sự khóa VIII (nhiệm kỳ 2017-2022) và chủ trương cải cách hành chánh Giáo hội, đáp ứng yêu cầu đặt ra của thời đại kỹ thuật số, đảm bảo thuận tiện với việc kết nối với các cơ quan bộ, ban, ngành trung ương và các địa phương trong phối hợp công tác trước xu hướng xây dựng chính phủ điện tử của Chính phủ, Ban Thường trực HĐTS GHPGVN đề nghị chư tôn đức lãnh đạo Văn phòng II TƯGH tiến hành việc đẩy nhanh tiến độ số hóa văn bản hành chính Giáo hội. Qua đó, nhằm giải quyết các vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số và cải thiện việc cung cấp thông tin, văn bản hành chánh Giáo hội cho các Ban, Viện T.Ư, BTS GHPGVN các cấp, và các cơ quan hữu quan.

Đại biểu ghi chép

Quang cảnh hội nghị

Công văn cũng đề nghị, chư tôn đức Phó Tổng Thư ký HĐTS kiêm Chánh Văn phòng II trực tiếp chỉ đạo việc số hóa văn bản hành chánh Giáo hội và lưu ý việc lưu trữ, bảo quản toàn bộ nguồn tài liệu của Giáo hội, cần có sự lựa chọn các loại hình văn bản như: thông điệp, thông bạch, thông tư, nghị quyết, quyết định… và các công văn, văn bản chỉ đạo công tác Phật sự của Giáo hội cần phổ biến nhanh, kịp thời để triển khai công tác Phật sự có hiệu quả.

Giao Tổ Thông tin tuyên truyền của Văn phòng Thường trực HĐTS thực hiện việc số hóa nguồn tài liệu, văn bản của cả hai Văn phòng TƯGH.

Ngày mai, Hội nghị sinh hoạt hành chánh Giáo hội năm 2018 tiếp tục làm việc, nhóm PV thời sự báo Giác Ngộ sẽ cập nhật thông tin đến bạn đọc.

H.Diệu - Ảnh: Bảo Toàn