Thay mặt Ban tổ chức, ĐĐ. Thích An Đạt - Thư ký BTC trình bày nội dung, chương trình và các kết quả đật được trong việc chuẩn bị cho Hội trại thời gian qua. Theo đó, Hội trại được chia ra làm 4 cụm trại, mỗi cụm trại có 12 đến 16 tiểu trại, mỗi tiểu trại có từ 22 đến 25 trại sinh. Cuộc họp cũng rút lại thành phần Ban quản trại gồm có 23 anh chị do Phật tử Nguyên Bảo làm trại trưởng.
Chương trình hội trại năm nay có nhiều hoạt động hấp dẫn, sôi động so với năm 2008 nhưng không kém phần sâu lắng như thực tập thiền tọa, thiền hành, thiền buôn thư (giấc ngủ an lành), trò chơi nhỏ, lửa trại, thi văn nghệ... Đặc biệt với sự tham gia hoạt náo của anh Huỳnh Toàn sẽ mang đến cho các bạn trẻ một không khí sôi động cùng Hội trại lần này.
Tiếp đó anh Tử Anh - Trại phó hoạt động cũng trình bày phương thức tổ chức trò chơi lớn. Với tên gọi “Hyền bí ngũ hành”, trò chơi sẽ đưa các bạn khám phá ra các vì sao qua các trạm Kim, mộc, thủy, hỏa, thổ. Chị Diệu Mai - Trưởng khối đời sống trại đã trình bày kế hoạch tổ chức của khối đời sống. “Đời sống trại là linh hồn của hội trại, vì vậy công tác tổ chức cần được quan tâm ngay từ đầu”, Chị Diệu Mai cho biết.
Tại cuộc họp này ban tổ chức cũng đã thống nhất nhiều vấn đề liên quan điến việc đi lại, hậu cần, phương án tổ chức các hoạt động và giao nhiệm vụ cho các thành viên ban quản trại.